Freizeit > Checkliste
1. Erste Konzeption und Vorabklärungen
(mind. 3-4 Monate vorher)
- Zusammentragen unterschiedlicher Ideen und Erwägungen
- Grobe Festlegung des Themas und des inhaltlichen Rahmens
- Ressorts aufteilen und Organisationskomitee zusammenstellen
- Pflichtenhefte für die einzelnen Ressorts erstellen
- Bestimmung des Veranstaltungsraumes
- Abklären möglicher Auflagen und Vorschriften für die Benutzung des Raumes
- Zielgruppe festlegen
- Oberste Besucherzahl festlegen
- Bestimmung der sonstigen Beteiligten (Musiker, Artisten, etc.)
- Sobald Zeitpunkt feststeht: Raum reservieren
- Mögliche Kooperationspartner, Sponsoren und andere Geldgeber anfragen
- Einholen von Offerten (Lichttechnik, Musikanlagen, Catering, etc.)
2. Erste Planungsphase (3 Monate vorher)
- Festlegen des Themas und des inhaltlichen Rahmens
- Raum definitiv reservieren
- Mögliche Attraktionen für das Rahmenprogramm zusammentragen
- Regieablaufplan erstellen (dabei auf Steigerung der Attraktionen achten)
- Kosten- und Finanzplan aufstellen
- Zeitplan festlegen (unbedingt auf Schulferien achten!)
- Eventuell zusätzliche Mittel einwerben oder Veranstaltung dem Budget anpassen
- Detaillierte Konzeption der Veranstaltung aufstellen (Regieablaufplan)
- Mögliche Zusammenarbeit mit einer Suchtpräventionsstelle abklären
3. Schriftliche Vereinbarungen (3-2 Monate vorher)
In den schriftlichen Vereinbarungen, welche Sie mit externen Dienstleistern, (Personal, Künstlern, Musikern, Moderatoren) treffen, sollten folgende Punkte enthalten sein:
- Vereinbarung über Honorar (inkl. Sozialleistungen)
- Nebenkosten (z.B. Fahrtkosten, Übernachtung, Getränke während des Anlasses) möglichst im Honorar einschliessen
- Zeitpunkt der Veranstaltung festlegen (Soundcheckzeit vereinbaren; eine Stunde vor Auftritt anwesend sein; etc.)
- genaue Leistung des Künstlers/Musikers (Musikstück-Abfolge, Bekleidung, Pausen, Auszahlung nach der Veranstaltung vor Ort, etc.)festlegen
- sonstige Bedingungen
- Prozedere im Falle der Nichterfüllung der Vereinbarung
4. Zweite Planungsphase (mindestens 2 Monate vorher)
- Personalbedarf abschätzen, Mitarbeiter einteilen, Aushilfen engagieren
- Personal speziell auf den Umgang mit dem Alkoholausschank an Jugendliche und Betrunkene schulen
- Notausgänge und Fluchtwege abklären
- Vorgehen bei Feuer, Unfall und Krawallen festlegen
- Besondere Wünsche eines Redners/Moderators erfragen (Mikro, Stehpult)
- Bedarf an Veranstaltungstechnik festlegen
- Nicht vorhandene Technik reservieren (Mikroanlage, Scheinwerfer)
- Technisches Personal zur Bedienung/zum Aufbau engagieren
- Eventuelle Verkaufsstände vergeben
- Catering für Gäste und Künstler/Musiker organisieren
- Raumdekoration festlegen
- Getränkekarte mit originellen alkoholfreien Getränken versehen und festlegen
- Preise für die Getränke bestimmen! Achtung: mindestens 3 alkoholfreie Getränke billiger als das günstigste alkoholische Getränk
- Alterskontrolle am Eingang organisieren!
- Kontrollarmbänder (Ampelsystem) bei der kantonalen Suchtpräventionsstelle, Gemeinde bestellen
- Beschilderung und Beleuchtung des Eingangbereiches organisieren: Einlassalter, Jugendschutz-bestimmungen, Hinweis auf Heimfahrmöglichkeite
- Benötigtes Mobiliar auflisten und wenn nötig dazumieten
- Eintrittskarten drucken lassen und Vorverkauf organisieren
- Eventuell Genehmigungen für Live Musik, Musik nach der Sperrstunde etc. abklären
- Medienplan für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit aufstellen
- Toiletten-Situation überprüfen
- Abfall und Entsorgung organisieren
- Attraktionen planen, welche die Gäste involvieren! Achtung: Spannungschoreographie schaffen
- für grössere Veranstaltungen Haftpflichtversicherung abschliessen
- Polizei und Feuerwehr frühzeitig über das Fest informieren
- bei Grossveranstaltungen Hallenplan verlangen oder Übersichtsplan über das Festgelände erstellen
- Plan für Anfahrtswege, Ortsplan und Parkplatzplan beschaffen
- bewachte Garderobe organisieren
- Notfallliste mit wichtigen Telefon-Nummern erstellen (Feuerwehr, Polizei, Spital, etc.)
- genügend Parkplätze organisieren
- genügend Personal für die Bereiche Eingang/Kasse, Sicherheit/Information und Parkplätze rekrutieren
- bei Grossanlässen für die wichtigsten Personen Funkgeräte bereitstellen
- dem Personal detaillierten Veranstaltungsablauf mit Informationen zur Sicherheit zusenden und darum bitten, mindestens eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn anwesend zu sein
5. Presse- und Öffentlichkeitsarbeit (ab zwei Monate vorher)
- Plakate, Aushänge und Handzettel in Druck geben.
Achtung nicht vergessen: Altersbeschränkungen und den Hinweis auf An- und Heimfahrmöglichkeiten zu publizieren - Presseverteiler aktualisieren
- Beginn des Vormonats: Monatsmagazine und Kulturkalender informieren
- Beginn des Vorverkaufs: kurze Pressemitteilungen an regionale Medien
- Pressemitteilungen an örtliche Wochenzeitungen, Anzeigenblätter
- Pressemitteilungen an sonstige Medien wie die Lokalradios
- bei besonderer Bedeutung Lokalfernsehen informieren oder sogar schweizweite Fernsehsender und Kulturmagazine
- vier Wochen vorher: Internet-Kulturkalender und Partyguides
- vier - zwei Wochen vorher: Plakatieren
- an allen interessanten Stellen Flyer auslegen
- eine Woche - 5 Tage vorher: ausführliche Pressemitteilung an örtliche Medien
- Einladen der Medien zur Veranstaltung, Pressekarten reservieren
- eventuelle Vereinbarung von zusätzlicher Berichterstattung
- bei Sponsorenbeteiligung um Hinweis in der Zeitung bitten
- eventuelle Gewinnspiele und Wettbewerbe organisieren
6. Vorbereitung der Veranstaltung (etwa 2 Wochen vorher)
- Anreiseinformationen an die Redner, Künstler, Moderatoren und Musiker
- Ablaufplan entwerfen: "wer tut was wann?"
- Termin für Vorbesprechung aller beteiligten Künstler festlegen (ca. 3 Std. vor dem Beginn)
- Überprüfen, ob alle Meldungen abgegeben wurden
- Überprüfen, ob alle Genehmigungen (Ordnungsamt) vorliegen
- Liefertermine mit externen Dienstleistern, wie z.B. Getränkehändlern vereinbaren
- Mitarbeiter zu diesen Terminen am Veranstaltungsort bestellen
7. Die Woche vor der Veranstaltung
- letzte Abstimmungen mit den Künstlern
- Organisation der Abendkasse
- Überprüfen der noch vorhandenen Eintrittskarten
- Prüfen der Gästeliste und Reservierung
- Wechselgeld bei der Bank abholen
- eventuell eine Geldbombe zum Abliefern der Einnahmen besorgen
8. Der große Tag
Morgens
- Fluchtwege und Feuerwehrzufahrt kontrollieren (Anzahl gemäss Vorgabe Feuerwehr)
- Kontrolle, ob alle Arbeiten an elektrischen und sanitären Anlagen durch Fachkräfte durchgeführt wurden
- Kontrolle, ob die geforderten Feuerlöscher platziert sind
- Hinweistafeln bezüglich ‚kein Alkohol für unter 16- bzw. 18-Jährige’ an den Ausschankstellen kontrollieren
- Notfallzettel an alle Helfer/-innen abgeben
- das Personal vor Beginn der Veranstaltung instruieren
- Mitarbeiter für Abholung und Betreuung der Künstler einteilen
- Weg zum Veranstaltungsort ausschildern
- Kontrolle der Infrastruktur des Veranstaltungsraums
- Kontrolle der Raumtemperatur, Beleuchtung und Belüftung
- Kontrolle der Veranstaltungstechnik (Tonanlagen unbedingt testen!)
- für Strom und Wasser sorgen
- Dekorationsmaterial anbringen und definitiv Einrichten
- Überprüfen der technischen Möglichkeiten für die Musiker
- Kontrolle des Festplatzes
- Werbematerial über Veranstaltungen und Organisation auslegen
- Kassen- und Eingangsbereich einrichten
- bei Barauszahlung des Honorars: Bargeld und Quittungsblock bereitstellen
Kurz vor der Veranstaltung
- Vorbesprechung mit allen beteiligten Künstlern und Mitarbeitern
- für jeden Beteiligten einen Ablaufplan und Kugelschreiber bereithalten
- Späteren Umtrunk und evtl. Essen organisieren
- letzter Check des Raums und der Technik
- Getränke für Künstler/Redner/Moderation bereitstellen
- Bar und Restaurantbetrieb überprüfen
- Begrüßung der Presse, evtl. kurze Führung durch die Räumlichkeiten
- Begrüßung der speziellen Gäste
Massnahmen während der Veranstaltung
- Überprüfen, ob die Lärm- und Jugendschutzbestimmungen eingehalten werden
- bei ausfälligen Jugendlichen die Sicherheitsverantwortlichen benachrichtigen
- Verbindungswege und Toiletten regelmässig kontrollieren lassen
- Durchsetzen, dass keine Gläser nach draussen mitgenommen und keine alkoholischen Getränke und illegale Suchtmittel aufs Festgelände gebracht werden
- Ordnungsdienst signalisieren, dass keine Auswüchse toleriert werden
- der Eingangskontrolle helfen, Altersbeschränkungen und Garderobenzwang durchzusetzen
Gegen Ende der Veranstaltung
- mehr Personal für die Garderoben bereitstellen
- sofort Kassen einsammeln und verschliessen
- eventuell Geld in den Nachttresor bringen
- mehr Personal für den Verkehrsdienst bereitstellen
9. Die Nachbereitung
- Abbau der Ausstattung überwachen
- Veranstaltungsraum abgeben
- alle geliehenen Geräte und Gegenstände zurückgeben
- Kosten und Einnahmen der Veranstaltung abrechnen
- alle Aufstellungen und Rechnungen mit den Lieferscheinen abgleichen
- "Manöverkritik" mit allen Mitarbeitern durchführen
- Evaluation der Veranstaltung: wurden die gesetzten Ziele erreicht? (Bilanz ziehen)
- Dankesschreiben und Pressespiegel an alle Beteiligten
- Fotos und Berichte ins Internet
Viel Spass und gutes Gelingen bei der Organisation Ihrer Veranstaltung! Ihr ckt gmbh-Team
